La información es una de las materias primas a la hora de tomar decisiones en un negocio y de ejercer el liderazgo. El exceso de información, el formato en el que se recibe y los sesgos —distorsiones en la manera de transmitir o de recibirla— son tropiezos que muchas veces no permiten que los datos se procesen correctamente, lo que incide en la toma de malas decisiones.
En estos temas, hay varios retos. Si antes el problema era no tener información precisa y de calidad para tomar las mejores decisiones, hoy lo complicado es tenerla en exceso.
¿Quién no ha tenido su bandeja de correo electrónico llena hasta el tope de informes, recordatorios y de más mensajes? Todos nos enfrentamos a información a diario y es necesario aprender a procesarla.
“Antes el desafío era la falta de información, se decidía con poca y el costo de generarla era alto. Hoy las empresas sufren de exceso y el problema es priorizar”, explica Ernesto Weissmann, director de Tandem México.
Esto se convierte tanto en un problema para los ejecutivos, como en uno para las organizaciones, ya que “paradójicamente, aunque hay abundancia de información disponible, suele ser difícil obtener información útil y relevante cuando se necesita”, explica un estudio publicado en el International Journal of Information Management.
Aunado al exceso de información, la forma en la que se usa en organizaciones es incorrecta, dice Weissmann.
Es decir, se generan reportes a montones pero no se usan para tomar decisiones ni tampoco sirven para conectar a las áreas de la empresa.
“Es común llegar a una compañía con bases de datos muy buenas, pero la de marketing, por ejemplo, no se habla con el área de cobranza”, explica.
El especialista asegura que este momento de la historia es el que ofrece más oportunidades para decidir mejor debido a la calidad de la información que puede generarse, sin embargo, debido a la manera errónea de procesarla no se hace: “Al estar en ese mar de datos sueltos, nos perdemos”, dice.
Datos vs. información
Conviene explicar la diferencia entre ambos. Aunque los dos términos se suelen utilizar casi de manera intercambiable, en realidad tienen diferentes significados, según explica el estudio “El rol de la información en las instituciones” de la Universidad George Mason, una de las más grandes de Virginia, Estados Unidos.
“Los datos son una colección de observaciones, que pueden o no ser verdad. Los datos se convierten en información cuando son procesados. En definición, la información son ‘datos significativos’”, sostiene el texto.
En este sentido, para procesarlos, primero se necesita limpiarlos de errores y reducir la falta de fiabilidad, analizarlos para hacerlos útiles para tomar decisiones y organizarlos de manera en la que ayuden a la comprensión.
Es justo en este camino en el que quien necesita tener información para tomar decisiones suele perderse, porque en esta travesía se presentan inconvenientes aunados a este exceso de la información, tales como el formato en el que se presenta. A la hora de interpretarla también se encuentran los sesgos –una distorsión a la hora de recibirla– tanto de quien la recibe como de quien la comunica.
Sí importa
En cuanto al formato, éste cuenta. Robert Wolf, miembro de la Sección de Gestión de Riesgo de la Sociedad de Actuarios del Instituto Canadiense de Actuarios, señala que la gente se deja influenciar por la manera en la que recibe la información.
Para entenderlo, conviene explicar el proceso de toma de decisiones. Éste puede entenderse como entrada-procesamiento-salida, explica el estudio “El rol del formato de presentación en la conducta de tomadores de decisiones”. En este sentido, la presentación de la información (datos) que será usada para procesar y tomar decisiones ayuda a facilitar el procesamiento de grandes cantidades de información. Por ejemplo, la tecnología puede jugar a favor (o en contra) como un formato que permita un mejor desempeño, explica el estudio.
Relacionado con esto también se encuentran los sesgos, tanto de quien recibe como de quien la ofrece. Éstos son distorsiones al procesarla y transmitirla, ya sea que se omita, se le dé más peso o no se busque pruebas que sostengan o refuten dichos datos, por ejemplo. Hay toda una lista de sesgos cognitivos que un líder debe conocer.
No por conocerlos, se evitan.
Desgraciadamente, el conocimiento de la existencia de este tipo de distorsiones no evitará caer en éstas, asegura Daniel Kahneman, Dan Lovallo y Olivier Sibony, tres profesores y consultores que publican “La gran idea: antes de que tomes esa gran decisión” en la Revista de Negocios de Harvard.
Los tres especialistas sostienen que es necesario que las personas –en específico los líderes– se doten de herramientas que permitan reducir los sesgos de su equipo de trabajo.
Esto se vuelve una tarea complicada porque incluso es muy complejo evitar los sesgos propios, debido a la estructura de pensamiento dividida en intuitivo y racional. Cometer errores de manera intuitiva es muy sencillo para las personas y sin que éstas se den cuenta de ello, explican los profesores.
El método que ellos ofrecen consiste en someter los datos proporcionados por otros a una serie de 12 preguntas sistematizadas.
Algunas son: ¿Hay alguna razón para sospechar que hay errores derivados del interés propio del equipo que recomienda? ¿Las personas que hicieron la recomendación se enamoraron de ella? ¿Hubo opiniones encontradas dentro de quienes recomendaron? ¿Si tuvieras que tomar la decisión otra vez en un año, qué información querrías? Hazte estas preguntas antes de tomar una decisión.
“El mayor riesgo es detonado por las conductas y decisiones de las personas”, sostiene Wolf.
La solución.
¿Cómo enfrentarse a la vorágine de información? Es un proceso inverso. Primero es necesario hacer una selección de cuáles son las decisiones más importantes para después salir en busca de la información necesaria para tomarlas, en vez de generar o atender a la información así nada más, asegura Weissmann.
“Esto va a reducir mucho la información generada y procesada”, explica.
A nivel de organización, es recomendable que la información se estandarice para que sea accesible para todos.
Esto es, reducir los reportes e informes que se generan y hacer un formato para que todas las presentaciones estén presentadas en el mismo formato.
“No tendrán que estar perdiendo el tiempo en respaldos innecesarios, en gráficos, ni entendiendo nuevos indicadores porque todos lo harán de la misma manera”, explica Weissmann.
Otra clave que ayudará a procesar los datos para generar información de manera efectiva es detectar el momento en el que se necesita.
Quizá un director no necesita toda la información al principio de un proceso de innovación, lo cual le hará ganar tiempo, asegura Weissmann.
“Los líderes no necesitan toda la información junta. Para algunas cosas sí, pero para otras, en ciertos momentos. La clave de la información no es tener muchos números, sino números que hablen”, explica.