Juan es optimista sobre su capacidad de terminar un reporte que tiene que entregar en 15 días. Él piensa que lo puede terminar en cinco. Se repite expresiones que le aseguran tiene el control de la situación, así que entonces, no hay razón para empezar. El tiempo pasa y cinco días antes de que se cumpla el plazo, comienza con la tarea. Pero conforme pasan las horas se da cuenta de que no lo terminará. “¡Oh, no tengo suficiente tiempo para hacerlo!”, exclama.
Este ejemplo es descrito en un estudio realizado por la Universidad Politécnica Estatal de California en el que se delinean las características de un procrastinador.
¿Qué es eso? Es una conducta muy compleja que ha llevado a científicos alrededor del mundo a estudiarla. Pero de manera muy básica se refiere a la característica de postergar una tarea hasta el último momento.
Expertos coinciden en que todos solemos posponer alguna actividad, pero en que no todos somos procrastinadores y en que esta actitud es una fuente de estrés y ansiedad.
Al respecto, las investigaciones de Joseph R. Ferrari, un psicólogo experto que lleva 20 años estudiándola, arrojan que 80% de las personas retrasan una tarea que no quieren hacer, algo que les costará mucho esfuerzo o con la que no se sienten cómodos, pero hay otras cosas en su vida que no postergan, entonces, no son procrastinadores.
Éstos, en sentido estricto, son aquéllos que lo adoptan como un estilo de vida: “Aquel que lo hace en la escuela, en el trabajo, el sus relaciones personales, en su vida diaria. Ese es 20% que son crónicos”.
En estos casos crónicos, el problema principal no se relaciona con una mala administración del tiempo, sino que toca linderos psicológicos. “Decirle a un procrastinador crónico ‘simplemente hazlo’ es como decirle a una persona clínicamente deprimida, ‘anímate’. No va a funcionar. Hay algo más allá involucrado en el por qué la gente procrastina que una pobre administración del tiempo”, asegura.
Sin embargo, a pesar de que es duro, es posible aprender a administrar el tiempo. ¿Por qué hacerlo? Porque esto no sólo es fuente de ansiedad sino porque no es un camino al éxito.
Piers Steel, un profesor especializado en recursos humanos y reconocido estudioso del tema, descubrió que aquéllos que retrasan las decisiones y postergan acciones son menos exitosos, en general, se desenvuelven peor que aquéllos que tienen el control de sí mismos y que no abandonan a la impulsividad.
Esta actitud puede permear todas las áreas de la vida; sin embargo, en el ámbito empresarial, la postergación puede costar dinero.
“Millones de millones de dólares se pierden por procrastinación en los negocios cada año por esta conducta, porque la gente no se da cuenta que su retraso está impactando a alguien más. Eso impacta a alguien más y es una cadena de eventos”, explica Ferrari.
En este sentido, el psicólogo asegura que se tiene que enseñar a la gente a empezar a hacer las cosas, incluso aunque no sea en 100%, ya que el problema es que la gente espera a que los demás lo hagan.
Uno de los principales mitos del procrastinador es que trabaja mejor bajo presión. En realidad, está trabajando porque no tiene alternativas y está perdiendo su libertad a pesar de que hay progreso en el desarrollo de la tarea, sostiene el estudio de la Universidad Politécnica Estatal de California.
Al respecto, la calidad de la tarea que se está realizando a último minuto también importa. A algunos pocos les suele funcionar como una estrategia para un mejor desempeño, sin embargo, cuando la procrastinación es irracional, este último esfuerzo que se hace por entregar algo a último minuto no suele ser exitoso. David De Cremer, profesor de management en la China Europe International Business School, coincide en que es a pocos a los que les funciona y suele conllevar grandes niveles de estrés.
La procrastinación de decisiones puede tocar a todos los empleados de la organización, incluidos los líderes de ésta. En este sentido, De Cremer, recomienda que éstos deben trabajar primero en su lista de prioridades y desarrollar un estilo propio de toma de decisiones.
Además se debe construir confianza con los que trabaja e incrementar la transparencia. Entre los expertos existe una discusión con respecto de si ésta puede traer algo bueno o no; sin embargo, Cremer afirma que ésta puede ser constructiva solamente si el líder está motivado a afrontar el reto y quiere darle una solución.
Merari Sánchez, gerente de reclutamiento DF de Manpower, asegura que si el líder posterga la toma de decisiones los empleados no ven la seguridad en él y automáticamente ellos pueden empezar a postergar también las tareas debido a la poca claridad en los objetivos y fechas de entrega. “Si el líder no tiene claro los objetivos y las metas, la gente se frustra y se puede desmotivar y no generar en la parte de abajo el desempeño que se espera”.
Esta actitud puede permear tanto a nivel directivo como en el personal de una empresa.
En busca de la solución
Estar cada vez más conscientes de la propia procrastinación es el primer paso para abordarla.
Uno de los puntos importantes para evitarla es darse cuenta del por qué retrasamos las cosas. Ned Hallowell, psiquiatra y autor de varios libros al respecto recomienda preguntarse por qué estamos retrasando la tarea. Puede ser porque es algo que no te gusta hacer o porque es algo para lo que no tienes el suficiente conocimiento o no conoces la manera correcta de hacerlo, señala el experto en una investigación de la Harvard Business School.
Una recomendación repetida por los que estudian el tema es poner fechas de entrega propias. Es decir, dividir un proyecto en varias partes y asignar días en los que tendrás terminada dicha tarea. Teresa Amabile, profesora de negocios y emprendimiento, asegura que lograr estas metas son “pequeños triunfos” que te harán el trabajo más manejable y contribuirán a que sientas que vas progresando, de acuerdo con el mismo estudio.
En el caso de que quieras luchar contra la postergación de tareas de los demás, aplica lo mismo a los empleados, fíjales metas intermedias y harán más rápido el trabajo, señala una investigación en colaboración con dos de las escuelas de negocios más importantes.
Los beneficios de superarla son varios, ya que mientras la procrastinación puede hacerte sentir débil, inútil e inservible, superarla te ayuda a crear paz mental, un sentimiento de fuerza y de tener el control de tu vida, asegura la investigación de la Universidad Politécnica Estatal de California. Esta conducta está relacionada con la impulsividad y se ha descubierto que también se vincula con otros trastornos del autocontrol como la desorganización y la falta de planeación.
La Guía para hacer el trabajo correcto da varias recomendaciones. La primera es empezar el día lo más temprano posible. Incluso aunque no seas una persona madrugadora, descubrir que ya resolviste los primeros pendientes temprano por la mañana es motivador.
Otra es evitar la maldición de “el último empujón”. El consejo es dividir un proyecto para que la parte más larga sea la primera que hagas. La que le sigue de larga sea la siguiente, y así en adelante. Si cada parte se hace más pequeña cada vez, eso hará que termines más rápido, o al menos que así lo sientas, que ese es el objetivo. Si las partes más pesadas están al final, te sentirás cansado antes de que termines de hacerlas.
Una estrategia más es empezar a prepararte para un proyecto o una tarea con anticipación. Por ejemplo, si tienes que escribir algo, empieza con una lluvia de ideas tiempo antes de sentarte a elaborar el proyecto, así sentirás que éste ya camina antes de iniciar. También puedes iniciar abriendo carpetas y nombrándolas, la clave es que mientras haces otro trabajo vas pensando en el contenido de esas carpetas. Si es un trabajo manual, coloca las herramientas que vas a necesitar en el lugar correcto con anticipación.